员工手册签收,“小疏忽”引发“大风险”

员工手册签收,“小疏忽”引发“大风险”

《·距離↘ 单恋 发表于:2017-09-20 点击:116

  
  案情简介
  朱某于2003年入职某汽车配件企业(世界500强公司),任销售职位,月薪12000元。2009年,朱某所在部门更换了新的部门经理,该经理对朱某表现不满,加之其他工作中的冲突,欲将朱某辞退。2010年初,部门经理认为朱某提交的工作记录是假的,与实际不符。而公司员工手册中恰有一条与该行为相符,且依据员工手册公司可以解除劳动合同。公司遂以严重违纪为由将朱某辞退,并向其发出劳动关系解除通知书。
  朱某对公司的做法表示不同意,与公司协商未果后,将公司诉至劳动争议仲裁委员会,要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金、年假补偿等共计20余万元。
  最终仲裁委判决企业为违法解除劳动合同,需向朱某支付相应的赔偿金。听起来貌似合法的辞退,为何以败诉告终?
  案件分析
  以严重违纪辞退员工,是企业经常使用的与员工解除劳动合同的方法,但在实践中运用此法却对企业的要求较高,稍有疏忽企业将面临承担违法解除支付赔偿金的法律风险。
  以本案为例,虽然员工确实发生了违纪行为,企业的员工手册中也确有公司可以辞退员工的规定,但实践操作中仍然难免风险。庭审中,企业为了证明以严重违纪辞退员工的合法性,提供了两方面证据,一方面是员工的违纪事实,另一方面是该员工手册经过了民主程序和向员工公示。本案中,企业关于员工违纪事实及员工手册经过民主程序的证明存在一定瑕疵,但此处我们可以暂且忽略,而将重点放在员工手册的公示环节。
  本案中,企业向员工公示员工手册的方式是让员工签字。即企业在一页A4纸上,抬头写明“员工手册”签收表,然后下面打印上每个员工的名字,员工在自己名字旁边手写签名。但因员工较多,一页纸无法签下,只能续页。但企业此时却存在一个漏洞,即后面的几页均没有抬头,页面上显示的就是员工的名字和签字,这怎幺能证明该签字表就是员工手册的签收表呢?如果是员工签收其他物品的表格呢?员工正是抓住了企业这一漏洞,对于员工手册签收予以否认,使得企业无法证明其员工手册已经向员工公示。
  风险规避建议
  本文案例最终判决的虽然是违法辞退,但是法律风险的发生关键点却在于员工手册上。由此可见,员工手册作为企业内部的“小法律”,要想生效必须包含两个要件:一是要经过民主程序,二是要向员工公示,两者缺一不可。而且,企业在辞退操作中,不只是遵守了合法辞退的有关条款就可以规避风险了,忽略了举证过程中的员工手册生效的必要条件,也会变相导致违法辞退的风险。那幺在员工手册生效这一方面具体应注意哪些问题呢?以下两点非常值得重视。
  民主程序的方式及履行中的注意事项
  企业内部规章应采用什幺形式履行民主程序,这一点法律未做强制性规定,所以在实践中企业可根据自身特点选择适合的方式。比如,可以采取征集意见表的方式,即企业在员工手册制定后,向员工发放“员工手册征集意见表”,通过回收表单的方式来听取员工的意见,在必要时再和员工协商;也可以采用召开全体会议的方式征求意见,在会议上分部门发言,及时记录下员工的意见,并当场协商决定;还可以分部门讨论,收集意见后交人力资源部汇总。
  有些企业在通过民主程序时,担心员工提出各式各样的意见,企业不知如何应对,进而妨碍员工手册的生效。实际上,因为员工手册的内容很多是规范员工行为的,对于一些条款确实会很难达成一致,所以有些企业出于这种担心就索性不进行民主程序;但是这样做的结果反而对企业不利,使得员工手册不能发生应有的效力。
  其实,对于员工和企业的争议条款是否一定要采纳员工的意见,法律并没有强制性规定。因此在双方产生争议时,最终的决定权仍然在企业一方,企业不要因为怕员工提出意见而不进行民主程序,适当的民主程序不仅是员工手册生效的必然条件,更是企业和员工沟通,了解员工真正想法的有效途径。
  员工手册的公示方式及注意事项
  对于员工手册的公示方式,实践中存在多种形式,比如:
  将员工手册打印成册发放给员工,由员工在最后一页上签字后撕下半页交给企业留存;
  制作员工手册领取表,在表单上让员工签字领取;
  将员工手册放置在企业内部网络平台,然后向员工发出邮件告知,请员工自行下载;
  采取开会学习的方式,使员工对员工手册进一步熟悉和了解,注意做好会议记录。
  而本文案例中采取的就是第二种方式,但因员工签字表的续页上缺少表头,而使得无法认定签收的就是员工手册。这些虽然是员工手册签收的小细节,但尤其需要HR留意做到细致周全。同时,无论采取哪种公示方式,企业都务必把握两个要点:一是企业保有向劳动者公示的证据,二是该证据具有证明效力。对于第三种通过网络平台公示员工手册的方式在一些IT类型的企业大量存在,但是此种公示方式存在一定的法律风险,因为此

方式不利于证据的固定和保存,在双方发生争议后,企业举证相对困难。因此,员工书面的签收方式仍然是公示的首选。
  一部适合企业的、生效的员工手册对企业意义重大,HR一定要重视员工手册的作用,在实践中做好员工手册的生效工作,并保留好相关证据,使得员工手册能够真正为企业的规范和发展起到良好的保障作用。
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